Job Description

Our client, a boutique firm with offices in London and St Albans have a vacancy for an experienced Real Estate Legal PA.

Duties are as follows:

• Copy and audio typing various documents - mainly in Word, iManage, iManage Share, Outlook, PDF Docs, Acrobat, Indigo, DocuSign and Excel
• Proof reading and amending documents
• Transcribing and formatting documents
• Converting documents from PDF to Word and reformatting and proofing and creating house-style as required
• Picking up dictation from Bighand
• Telephone and email communication with clients and ensuring messages are passed on promptly and accurately
• Organising printing
• Scanning and photocopying
• AML – mainly in Legl
• SDLT Applications
• Land registry applications
• drafting forms e.g., AP1, TR1s
• replying to requisitions
• uploading documents
• Post completion formalities
• drafting notice of transfer/charge, deed of covenant
• Land registry services
• Requesting office copies
• Submitting official searches
• Map searches
• Requesting updates and expediting applications
• Lease and deed summaries
• Scheduling deeds
• Phoning lenders to request documents or updates
• Requesting planning documentation from local authority website
• Drafting letters to clients, HMRC, HMLR and solicitors.
• Opening files
• Client ID & matter forms
• Completing smartsearches
• Compiling sales packs
• Creating folder on iManage share/dropbox
• Indexing sales packs
• Preparing basic replies to CPSEs
• Drafting basic reports on title
• Closing files
• Completing file closure form
• printing financial report
• requesting WIP/balances written off
• Using a variety of electronic tools such as e-chits - checking incoming payments and preparing all documents, ready for monies to be claimed and e-chit
• Preparing Invoices, BACS/TT payments, checking ledgers and verifying bank details
• Credit Control- sending overdue reminders to clients
• Arranging file and deed retrieval from storage
• Additional ad hoc support/ cover as/ when required by other fee earners or departments
• Organising diaries/calendars, arranging meetings internally and externally and on Teams or Zoom

Key Skills:

• Excellent attention to detail and organisational skills
• Ability to prioritise workloads in a deadline driven, transactional environment
• Computer literate and competent user of Outlook, Word, PDF Docs, Excel and DocuSign
• Teamwork
• Being adaptable and flexible
• Having competent knowledge about legal practice
• Excellent interpersonal abilities including a good telephone manner and face to face communication skills with colleagues and clients
• Good grammar and spelling a must
• A proactive, enthusiastic and commercially focused approach

To secure this role you must have previous real estate experience including all property and searches. A can do flexible team attitude is also essential.