Job Description

Stellenbezeichnung: Project Administrator (w/m/d)  Projektassistenz (w/m/d) bzw. Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d)]
Referenznummer: xxxxx

Standort: Magdeburg

Arbeitzeit: Vollzeit (Montag bis Freitag)

Als Arcadianer*in hilfst du schon jetzt, global führende und nachhaltige Planungs- und Beratungslösungen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt anzubieten. Du bist einer von 36.000 Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r Einzelne spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir mit unserer Energie und unserem Teamgeist die komplexesten Herausforderungen der Welt lösen und zusammen mehr bewirken.

Rollenbeschreibung:

Zur Verstärkung unseres global tätigen Halbleiter-Bauprojekt-Teams an unserem Standort in Magedeburg, Deutschland suchen wir Sie als Project Administrator (w/m/d).

Rollenverantwortung:

Als Project Administrator unterstützt du den Managing Director und Germany Operations Director, sowie das ganze Projektteam in allen Bereichen und Phasen der Projektabwicklung. Du spielst eine Schlüsselrolle für die Koordination aller Verwaltungs-, Büromanagement-, Dokumentations-, und Qualitätsaufgaben für die erfolgreiche Durchführung von Arcadis Halbleiter-Bauprojekten. Zu deinen Aufgaben zählen:

• Zuständig für die externe und interne Kommunikation via F2F, Telefon, E-Mail, Kurznachrichten etc.
• Beantwortung von Anfragen von Kund:innen oder Dienstleister:innen
• Organisation und Umsetzung jeglicher Projektaufgaben, Koordination von Terminen, Dienstreisen, Bewerber:innen oder Kund:innen
• Management aller anstehenden Termine und Korrespondenzaktivitäten
• Unterstützung unterschiedlicher Fachabteilungen bei der Personaleinsatzplanung oder der Auftragsabwicklung
• Eigenständige Erstellung von Berichten, Besprechungsprotokollen, Raumbuchungen und sonstigen projektbezogenen Aufgaben
• Verwaltung und Ablage von Rechnungen, Kassenbuch, Projektdokumentation, sowie Unterstützung von Mitarbeiter:innen, bei verschiedenen internen Projektabwicklungstools, z.B. Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, IT-Tickets etc.
• Beschaffung von jeglichen Büromaterialien und Unterstützung bei der Auswahl von Dienstleistungsunternehmen zur Erbringung spezieller Leistungen im Unternehmen

Qualifikationen & Erfahrung:

In erster Linie teilst du unsere Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität und für die Zufriedenheit unserer Kund*innen. Du bist stolz auf die Rolle, die du bei der Umgestaltung der Welt spielst und verstehst die Bedeutung von Teamarbeit. Zudem bringst du mit:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Projektassistenz oder im Bereich Büromanagement, idealerweise im Bereich Projektmanagement für die Bau-, bzw. Halbleiterindustrie
• Ausgeprägte Hands-On-Mentalität und Teamplayereigenschaften mit dem stetigen Ziel, Projekte voranzutreiben, zu optimieren und zu rationalisieren
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse Englisch in Wort und Schrift notwendig
• Organisatorische Fähigkeiten
• Flexibilität (z.B. mit häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen umgehen, sowie Fähigkeit zum Multitasking)
• Kaufmännisches Denken (z.B. beim Einholen von Aufträgen)
• Kunden- und Serviceorientierung (z.B. auf die Anliegen von Kunden eingehen)
• Sorgfalt sowie mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. am Kundenempfang arbeiten, Geschäftsbriefe verfassen)
• Gelegentliche nationale Reisebereitschaft in Absprache
• MS-Office

Was wir bieten:

• Anspruchsvolle und abwechslungreiche Tätigkeit
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Fort- und Weiterbildung
• Karriereplan
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten